Dưới đây là mẫu email mà bạn có thể tham khảo trong trường hợp bạn gửi email thông báo đến tất cả người dùng về kế hoạch tạm ngưng hệ thống, phục vụ cho việc bảo trị hoặc nâng cấp hệ thống.
Trong nội dung email, mình lấy ví dụ là hệ thống SAP ERP. Bạn hãy thay thế bằng tên hệ thống mà bạn muốn thông báo đến người dùng nhé. Lưu ý nội dung email chỉ mang tính tham khảo, bạn hãy tùy chỉnh thêm để phù hợp hơn cho riêng đơn vị của bạn nhé.
Nội dung bằng tiếng Anh
Tiêu đề: SAP ERP System Shutdown Notice - Planned Maintenance
Nội dung email:
Dear all users,
We would like to inform you that as part of our planned maintenance schedule, the SAP ERP system will be shut down as below date time:
- Date: May 29, 2023
- Time: 09:00 PM to 11:00 PM
- Duration: 2 hours
This temporary shutdown was necessary to carry out essential updates and optimizations to ensure the long-term performance and reliability of the system. During the shutdown period, access to the SAP ERP system and its related services will be unavailable. We kindly request your cooperation and understanding during this maintenance window.
We apologize for any inconvenience caused by this temporary interruption. If you encounter any issues or have any concerns following the system's restoration, please reach out to our IT support team for assistance.
Thank you for your understanding and cooperation.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position/Department]
[Your Contact Information]
Nội dung bằng tiếng Việt
Tiêu đề: Thông báo kế hoạch bảo trì hệ thống SAP ERP
Nội dung email:
Kính gửi tất cả người dùng,
Chúng tôi xin thông báo rằng theo kế hoạch bảo trì được phê duyệt, hệ thống SAP ERP sẽ được tạm ngừng theo thời gian dưới đây:
- Ngày: 29 tháng 5, 2023
- Thời gian: 21:00 đến 23:00
- Thời lượng: 2 giờ
Việc tạm ngừng này là cần thiết để thực hiện các cập nhật và tối ưu hóa quan trọng nhằm đảm bảo hiệu suất và độ tin cậy lâu dài của hệ thống. Trong thời gian tạm ngừng này, việc truy cập vào hệ thống SAP ERP và các dịch vụ liên quan sẽ không khả dụng. Chúng tôi kính đề nghị sự hợp tác và thông cảm từ phía anh chị trong thời gian bảo trì này.
Chúng tôi thành thật xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào do tạm ngừng này gây ra. Nếu anh chị gặp bất kỳ vấn đề hoặc có bất kỳ thắc mắc nào sau khi hệ thống được khôi phục, xin vui lòng liên hệ với nhóm hỗ trợ để được hỗ trợ.
Xin chân thành cảm ơn sự thông cảm và hợp tác của quý anh chị.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh/Phòng ban]
[Thông tin liên hệ của bạn]
Đăng nhận xét